Ο υπότιτλος και πολυ-ταλαντούχος κτηνιατρικός ρεσεψιονίστ

2024 Συγγραφέας: Daisy Haig | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 03:07

Ένα από τα πιο σημαντικά άτομα που θα συναντήσετε στο γραφείο του κτηνιάτρου σας είναι ο ρεσεψιονίστ που σας υποδέχεται όταν περπατάτε από την πόρτα.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για γιατρούς σαν εμένα που εργάζονται στον κτηνιατρικό κλάδο παραπομπής. Δεν αξιολογούμε υγιή κουτάβια ή γατάκια, ούτε βρίσκουμε συνήθως το πρόγραμμά μας γεμάτο με ρουτίνες επισκέψεις ευεξίας. Οι ασθενείς μας είχαν προηγουμένως διαγνωστεί με κάποια διαταραχή ή διαδικασία ασθένειας, απαιτώντας παραπομπή στην εγκατάσταση μας για περαιτέρω διαγνωστικές και / ή θεραπευτικές επιλογές. Ως εκ τούτου, οι ιδιοκτήτες ζητούν φροντίδα από ειδικούς επειδή το κατοικίδιο ζώο τους αντιμετωπίζει πρόβλημα με την υγεία τους.

Όταν οι ιδιοκτήτες διασχίζουν την είσοδο του νοσοκομείου μας, είναι γεμάτοι από άγχος και φόβο και η συναισθηματική αναταραχή τους είναι προφανής από τη στιγμή της άφιξής τους. Ο ρεσεψιονίστ είναι το πρώτο άτομο που θα συναντήσει και η ποιότητα αυτής της αρχικής αλληλεπίδρασης μπορεί να καθορίσει τον τόνο όχι μόνο για το υπόλοιπο της πρώτης επίσκεψής τους, αλλά και για όλες τις επακόλουθες αλληλεπιδράσεις.

Ο στόχος μου είναι για κάθε ιδιοκτήτη που συναντώ να νιώθει σημαντικός, ανακουφισμένος, χαλαρός και σαν να είναι μόνο κατοικίδιο στο πρόγραμμα ραντεβού μου για την ημέρα. Εάν ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να αναγνωρίσει σωστά τον ασθενή με το όνομα (και το φύλο), αυτή η φαινομενικά ασήμαντη χειρονομία συχνά σημαίνει πολλά για έναν απογοητευμένο γονέα κατοικίδιων ζώων που ελπίζει για ακόμη και μια μικρή αίσθηση καθησυχασμού.

Σε πολλά νοσοκομεία παραπομπής, οι ρεσεψιονίστ είναι επίσης οι άνθρωποι που έχουν το καθήκον να απαντούν σε όλες τις εισερχόμενες κλήσεις. Αναμένεται να το κάνουν με το πολύ ένα δαχτυλίδι, να είναι πάντα ευγενικοί και χαρούμενοι, και να μιλούν με καθαρή φωνή με ομοιόμορφο ρυθμό.

Αυτό ισχύει εξίσου σε μια πολυάσχολη μέρα, όταν μπορεί να αντιμετωπίζουν πολλές διαφορετικές εργασίες ταυτόχρονα, όπως και σε μια αργή, όπου αυτές οι προσδοκίες μπορεί να μην είναι τόσο τρομακτικές. Οι ρεσεψιονίστ πρέπει να παραμείνουν ήρεμοι κάτω από καταστάσεις υψηλής πίεσης και να μην αφήσουν ποτέ σε έναν ιδιοκτήτη ότι δεν έχει τίποτα άλλο από τον κόσμο για να βοηθήσει αυτό το άτομο να αντιμετωπίσει τις ανάγκες του.

Στο νοσοκομείο μας, οι ιδιοκτήτες συχνά καλούν και ζητούν συμβουλές από τους ρεσεψιονίστ αντί να προγραμματίζουν να συμβουλευτούν γιατρό. Είναι ακατάλληλο για έναν ρεσεψιονίστ να κάνει ιατρικές συστάσεις στους ιδιοκτήτες ή να προτείνει επιλογές θεραπείας όταν οι ιδιοκτήτες αναζητούν εγγύηση ότι είναι εντάξει να μην φέρουν το κατοικίδιο ζώο τους για αξιολόγηση.

Οι ρεσεψιονίστ πρέπει να είναι ικανοί να κατευθύνουν τους ιδιοκτήτες στο σωστό άτομο που μπορεί να απαντήσει επαρκώς στις ερωτήσεις που τίθενται, αλλά και να παραμείνει συμπαθητικός στις ανάγκες του πελάτη. Επομένως, είναι επιτακτική ανάγκη ένας ρεσεψιονίστ να είναι έξυπνος, αξιόπιστος, κάπως ιατρικά εκπαιδευμένος, αλλά επίσης να γνωρίζει καλά τους περιορισμούς του και όταν οι πιθανές γραμμές πλησιάζουν.

Σε πολλά νοσοκομεία, και ειδικά σε εκείνα που είναι επιφορτισμένα με επείγουσα / επείγουσα περίθαλψη, οι ρεσεψιονίστ υποχρεούνται να εκτρέψουν κατοικίδια ζώα που αντιμετωπίζουν επείγουσες / απειλητικές για τη ζωή καταστάσεις από εκείνους που είναι σταθεροί και μπορούν να περιμένουν λίγο πριν να δουν. Αυτό μπορεί να συμβεί είτε μέσω τηλεφωνικής συνομιλίας είτε όταν ο πελάτης / ασθενής φτάσει χωρίς ραντεβού. Συχνά πρέπει να αποφασίσουν ένα δευτερόλεπτο εάν η κατάσταση απαιτεί επείγουσα προσοχή, επομένως θα πρέπει να έχουν θεμελιώδη εκπαίδευση για το τι πρέπει να αναζητήσουν για να διευκολύνουν τη λήψη αυτής της κρίσης.

Οι ρεσεψιονίστ έχουν συχνά την ευθύνη να συλλέγουν πληρωμές ή / και καταθέσεις σε λογαριασμούς κατοικίδιων. Είναι τα πρωτοπόρα άτομα που ασχολούνται με τα οικονομικά και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε κάποιες θερμές «συνομιλίες» και συναισθηματικά αλληλεπιδράσεις, ειδικά σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης.

Υπάρχουν δεκάδες άλλες ευθύνες που ανατίθενται στους ρεσεψιονίστ, όπως αρχειοθέτηση, φαξ, προγραμματισμός ραντεβού παρακολούθησης, διανομή φαρμάκων, επιδιόρθωση εξοπλισμού γραφείου και καθαρισμός. Αυτές θεωρούνται συνήθως οι «πρακτικές» πτυχές των περιγραφών εργασίας τους.

Από την λιγότερο τεχνικά απτή πλευρά είναι οι υποχρεώσεις του ρεσεψιονίστ για να ηρεμήσει τους ανήσυχους ή εξοργισμένους πελάτες, να εργάζονται μαζί με ανυπόμονους γιατρούς και τεχνικούς, και να κυριολεκτικά είναι συναισθηματικά και προσωπικά τέλειοι και χαρούμενοι ανά πάσα στιγμή.

Οι ρεσεψιονίστ πρέπει να είναι σε θέση να ολοκληρώσουν αυτές τις εργασίες ακόμη και όταν δεν αισθάνονται ότι είναι ιδιαίτερα χαρούμενοι ή ενθουσιώδεις. Πρέπει να αντιμετωπίζουν κάθε ιδιοκτήτη μεμονωμένα και με σεβασμό, ακόμη και αν το άτομο με το οποίο μόλις μίλησε στο τηλέφωνο τον κατηγόρησε επειδή χρεώνει υπερβολικές τιμές ή δεν του παρέχει επείγουσα ιατρική συμβουλή.

Έχω διαβάσει ότι η περιγραφή της εργασίας για έναν κτηνιατρικό ρεσεψιονίστ δεν απαιτεί συγκεκριμένο σύνολο δεξιοτήτων και καμία εμπειρία. Υποστηρίζω ότι για να είναι επιτυχής ένας ρεσεψιονίστ, πρέπει να διαθέτουν εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας, προηγμένες τεχνολογικές δυνατότητες και να είναι σε θέση να κάνουν πολλαπλές εργασίες χωρίς να το σκέφτονται πολύ.

Επιπλέον, πρέπει να διαθέτουν χαρακτηριστικά όπως ευγένεια, συμπόνια, υπομονή και όπως πολλοί από εμάς στον κτηνιατρικό τομέα, ένα παχύ δέρμα για να μπορέσουμε να αντιμετωπίσουμε τους ενοχλητικούς και συναισθηματικούς ιδιοκτήτες κατοικίδιων ζώων που μερικές φορές ξεχνούν να είναι ευγενικοί.

Πάντα είπα ότι δεν θα μπορούσα ποτέ να κάνω τις δουλειές που το προσωπικό της ρεσεψιόν εκτελεί στο νοσοκομείο μου και είμαι εξαιρετικά ευγνώμων που συνεργάζομαι μαζί με ικανά και φιλικά μέλη του προσωπικού που εργάζονται τόσο ενθουσιωδώς στις ευθύνες τους.

Και εκτιμώ πολύ την ικανότητά τους να με προστατεύουν από πολλές από τις τυπικές καθημερινές εργασίες που αναλαμβάνουν τόσο πρόθυμα για να κάνουν τη μέρα μου να τρέχει όσο το δυνατόν πιο ομαλά.

Δρ Joanne Intile